ACCESS UTILITIES ekstra
faciliteter til Microsoft Access 2.0
dansk fra
Firma Joakim Dalby © |
Access Utilities indeholder
syv ekstra faciliteter til Access, som beskrives i det følgende: · Rapport
udskrivning direkte fra tabelskærmbilledet (dataark) eller formskærmbilledet via en
knap i værktøjslinien med udskrivning af pågældende cursor-post, alle,
afmærkede, udvalgte eller poster vist på skærmen fra et filter eller fra en underdel
i et multi-formskærmbillede. Ved label kan der angives hvor den første skal
udskrives på arket f.eks. som nummer 8, fordi man tidligere har brugt de
første syv labels. Endvidere kan man angive om en label skal kopieres flere
gange, så man f.eks. kan fylde et helt ark op med samme label. · Tabelopslag hvor man f.eks. fra en
kombinationsboks i et formskærmbillede kan indsætte en eller flere nye poster
i moder-tabellen (bag kombinationsboksen), og dernæst vælge en af posterne
til kombinationsboksen. Tabelopslaget
træder automatisk i kraft, hvis man skriver et indhold i kombinationsboksen,
som ikke findes i moder-tabellen, så man hurtigt og nemt kan få indholdet
indsat i moder-tabellen. · Multi-feltsøgning op til fem felter direkte i
tabelskærmbilledet eller formskærmbilledet (hoveddel og underdel i en
multi-form) med en række ekstra funktioner så som Søg efter dags dato,
interval og forskellig fra plus automatisk tabelopslag til relateret
moder-tabel via kombi-boks til hurtig udfyldelse af søgningskriterierne
samt kombination af Og/Eller kriterier. Desuden kan søgningskriteriet benyttes som et
filter. · Kalender
der månedsvis viser datoerne og markerer helligdage med rød. Der bladres mellem måneder
og år og ved et klik på en dato bliver den overført til det felt, man kaldte
kalenderen fra i et angivet datoformat. Desuden kan man få udregnet antal
dage, uger, måneder og år mellem to datoer, eller angive en Fra-dato og et
antal dage, og få udregnet Til-datoen med eller uden helligdag eller lør- og
helligdage. · Overførsel
fra Access til Word, hvor man direkte fra Word kan hente data fra en post
i en tabel i en Access database til det dokument, man er i gang med at skrive
uden brevfletning. · Dokumentation
af databasens tabeller og relationer via en egenskabstabel og en relationstabel
i stor udgave som i bogen Genvej til Access og i en lille udgave med
feltegenskaberne opstillet i kolonner. Der kan markeres en eller flere
tabeller. · Sikkerhedskopiering af en Access database
direkte fra en ikon i Windows, hvor databasen bliver kopieret til en eller
flere disketter helt automatisk, hvorfra den senere kan restores, hvis
uheldet er ude, eller De blot skal flytte basen til en anden PC. Rapport
udskrivning En rapport facilitet, som gør det
muligt direkte fra enten en tabel eller en form at foretage en
rapport-udskrivning af den post cursoren er placeret i (pågældende post),
alle poster, særlig afmærkede poster eller udvalgte poster svarende til et filter
i Access d.v.s. gennem en forespørgsel med opstilling af søgningskriterier
herunder parameter-forespørgsel. Den udvalgte forespørgsel kan gemmes og
hentes frem til senere brug, samt slettes efter behov. Benytter man i stedet Alle
fra skærm/filter/underdel udskrives de poster som bliver vist på skærmen
f.eks. fra et filter der enten er angivet i Access (i formskærmbilledet)
eller via Multi-feltsøgningen (i tabel- og formskærmbillede) i Access
Utilities. Endvidere kan man få netop de poster, som er vist i en
underdel/underform i et multi-formskærmbillede. I værktøjslinien er der en knap til at afmærke
den post, cursoren står i, eller der kan trykkes [F12] i enten tabel- eller
formskærmbilledet. Afmærkningen af poster tager højde for, at tabel-len kan blive benyttet
af andre brugere i et netværk, som også afmærker poster. Fra en ny [ Udskriv ]-knap i Deres værktøjslinie
eller ved at trykke [Ctrl][F8] når De har åbnet for en tabel eller en
formular, gives en rapportoversigt, som er dannet på basis af en række
specifikationer, De har angivet en gang for alle. I oversigten vælges
forskellige faciliteter i forbindelse med udskrivningen samt hvilken
rapport der ønskes udskrevet ud af de rapporter, som De har knyttet til
tabellen og/eller formen.
Der fås følgende ekstra faciliteter i forbindelse med
rapport-udskrivningen: · Kommentar i rapporten, som direkte kan
angives i oversigten, og kan gemmes. · Sorteringsorden, som kan ændres til gældende
behov uanset sorteringen i rapporten. Der kan sorteres op til ti felter med
stigende/faldende angivet for hvert felt. · Udskrivning af label giver mulighed
for at angive, hvor på labelarket første label skal udskrives, samt om der
skal foretages kopiering af en label. Eksempelvis fra en kunde tabel eller
form: Tabelopslag Fra et fomskærmbillede kan
der med cursoren i et såkaldt fremmednøglefelt/barn-felt klikkes på en ny
knap i Deres værktøjslinie [ Tabelopslag ] eller trykkes [Shift][F8], så der
hoppes over i moder-tabellen, hvor alle dens poster vises a la tabelskærmbilledet.
Her kan der søges (også
multi-feltsøgning) efter en post, og fællesfelt-værdien fra posten kan blive
ført tilbage til barn-feltet, så De slipper for at skrive værdien via et klik
på en [ Overfør ] knap i en ny værktøjskasse.
Tabelopslag kan også ske fra en kombinationsboks som enten viser
primærnøglen fra moder-tabellen (oftest første felt) eller viser et andet
felt end nøglen. F.eks. Postnummer (barn-felt) i KUNDE-tabellen (barn-tabel), hvori man
skriver et postnummer, som ikke findes i POSTNRBY-tabellen (moder-tabel),
vil tabelopslaget spørge, om det nye postnummer automatisk skal indsættes i
POSTNRBY-tabellen, og svares der Ja hertil, skal De selv indtaste By-navnet. Nemmere
kan det således ikke blive, når man ønsker at få indsat en eller flere poster
i moder-tabellen, når man står i barn-tabellen via et formskærmbilllede og ønsker
at benytte en værdi, som ikke på forhånd er defineret i moder-tabellen. Tabelopslaget kan også blot benyttes til at stå
med en værdi i barn-feltet som findes i moder-tabellen, og hvor man hurtigt
ønsker at få vist indholdet i de andre felter til den tilhørende post i
moder-tabellen, d.v.s. hurtig hop fra barn-tabel til moder-tabel.
Det eneste der kræves af tabelopslaget er, at De har defineret
relationer mellem tabellerne i Deres Access database. Multi-feltsøgning Feltsøgningsfunktionen i
Access tillader kun søgning på et felt, hvilket betyder, at man ikke kan
finde en post hurtig, hvis tabellens primærnøgle består af flere felter. Endvidere er navne ofte opdelt i
fornavn og efternavn, hvilket kræver søgning på to felter. Derfor giver Access
Utilities mulighed for at søge på op til fem felter i tabelskærmbilledet,
formular plus såvel i hoved- som underformular i en multi-form. Fra en ny [ Søg ]-knap i
Deres værktøjslinie eller ved at trykke [F8] når De har åbnet for en tabel
eller en formular, fås følgende dialogboks for eksempelvis en KUNDE-tabel med
visning af nogle af de mange forskellige søgningsmuligheder, som Access Utilities
tilbyder bl.a. Og/Eller kriterie, f.eks. EDB eller VVS branchen i 2860
postnummeret. Hvis De under Relationer i
Access har defineret relationer mellem databasens tabeller, giver
multi-feltsøgningsdialogboksen helt automatisk en kombiboks til opslag af
søgningskriterie i moder-tabellen f.eks. som i Branche-feltet. Når der findes flere poster som opfylder søgningskriteriet,
kan man bladre mellem posterne med klik på [ Næste post ] og [ Forrige post ]
knapperne, eller man kan vælge at benytte filter-funktionen, så man kun får
vist de fremsøgte poster.
Man kan når som helst forlade dialogboksen ved at klikke [ Tilbage ].
Det er f.eks. praktisk, når man skal se eller rette i posten. Herefter kan man nemt vende
tilbage til dialogboksen, ved klik på [ Søg ] eller trykke [F8] og fortsætte
bladningen til næste post m.v., idet søgningskriterne er bibeholdt. Ønsker man at gemme placeringen af
multi-feltsøgningsdialogboksen på skærmen, så den bliver placeret samme sted
på skærmen, næste gang man ønsker en multi-feltsøgning, sættes et kryds i
Gem placer inden der lukkes.
Kalenderen fås overalt i Access ved at
trykke [Shift][F12], og den viser månedsvis datoerne og markerer helligdage
med rød. Der bladres mellem måneder og år, og ved et klik på en dato bliver
den overført til det felt, man kaldte kalenderen fra i et angivet datoformat.
Desuden kan man få udregnet antal dage, uger, måneder og år mellem to datoer,
eller angive en Fra-dato og et antal dage, og få udregnet Til-datoen med
eller uden helligdag eller lør- og helligdage. Access Utilities indeholder
alle helligdage fra 1900 til 2100, men der kan nemt angives andre helligdage
f.eks. 5. juni eller feriedage fra arbejdet m.v. Overførsel
fra Access til Word 6.0 Dansk Via en engangsspecifikation dannes en
overførselsskabelon for hvilke felter der skal overføres fra en tabel eller
en gemt forespørgsel (der evt. fletter tabeller sammen for at medtage felter
fra flere tabeller) i en angivet database til et hvilket som helst Word
dokument, og hvad der skal ske efter feltdata-overførslen i Word f.eks.
mellemrum eller linieskift inden næste feltdata i dokumentet. Eksempelvis
for en overførsel af en kundeadresse: Herefter kan man når som helst i Word trykke
[Ctrl][Alt][A], som giver en dialogboks a la multi-feltsøgningen, hvor
overførselsskabelonen vælges og der angives søgningskriterie på op til
fem felter med Og-kriterie. Herefter overføres den fundne posts felter i det
format, som er defineret en gang for alle som vist foroven, og skrivningen
kan herefter hurtig fortsætte i Word.
Med denne form for overførsel af data fra Access til Word undgår De at
opstille en brevfletning i Word, for blot at få overført en enkel posts data
til dokumentet. Hvis der skal overføres flere posters data, skal De opstille
en normal brevfletning i Word, og benytte Word's funktioner hertil. Access
Utilities I Windows får De følgende nye gruppe,
hvorfra De starter Access, når De skal arbejde med Deres databaser, og
Access Utilities når De skal angive rapport-, Word- og helligdage specifikationer
for alle Deres Access databaser: |