ACCESS UTILITIES          ekstra faciliteter til Microsoft Access  2.0 dansk

fra Firma Joakim Dalby ©

 

Access Utilities indeholder syv ekstra faciliteter til Access, som beskrives i det føl­gende:

 

· Rapport udskrivning direkte fra tabelskærmbilledet (dataark) eller formskærm­billedet via en knap i værktøjslinien med udskrivning af pågældende cursor-post, alle, afmærkede, udvalgte eller poster vist på skærmen fra et filter eller fra en underdel i et multi-formskærmbillede.

  Ved label kan der angives hvor den første skal udskrives på arket f.eks. som nummer 8, fordi man tidligere har brugt de første syv labels. Endvidere kan man angive om en label skal ko­pieres flere gange, så man f.eks. kan fylde et helt ark op med samme label.

· Tabelopslag hvor man f.eks. fra en kombinationsboks i et formskærmbillede kan indsætte en eller flere nye poster i moder-tabellen (bag kombinationsbok­sen), og dernæst vælge en af posterne til kombinationsboksen. Tabelopslaget træder automatisk i kraft, hvis man skriver et indhold i kombinationsboksen, som ikke findes i moder-tabellen, så man hurtigt og nemt kan få indholdet indsat i moder-tabellen.

· Multi-feltsøgning op til fem felter direkte i tabelskærmbilledet eller form­skærm­bil­le­det (hoveddel og underdel i en multi-form) med en række ekstra funktioner så som Søg efter dags dato, interval og forskellig fra plus automatisk tabel­opslag til relateret moder-tabel via kombi-boks til hurtig udfyldelse af søg­nings­kriterierne samt kombination af Og/Eller kriterier. Desuden kan søgnings­kri­te­ri­et benyttes som et filter.

· Kalender der månedsvis viser datoerne og markerer helligdage med rød. Der bladres mellem måneder og år og ved et klik på en dato bliver den overført til det felt, man kaldte kalenderen fra i et angivet datoformat. Desuden kan man få ud­regnet antal dage, uger, måneder og år mellem to datoer, eller angive en Fra-dato og et antal dage, og få udregnet Til-datoen med eller uden helligdag eller lør- og helligdage.

· Overførsel fra Access til Word, hvor man direkte fra Word kan hente data fra en post i en tabel i en Access database til det dokument, man er i gang med at skrive uden brevfletning.

· Dokumentation af databasens tabeller og relationer via en egenskabstabel og en relati­onstabel i stor udgave som i bogen Genvej til Access og i en lille udgave med feltegenska­berne opstillet i kolonner. Der kan markeres en eller flere tabeller.

· Sikkerhedskopiering af en Access database direkte fra en ikon i Windows, hvor databasen bliver kopieret til en eller flere disketter helt automatisk, hvorfra den se­ne­re kan restores, hvis uheldet er ude, eller De blot skal flytte basen til en an­den PC.

 

Rapport udskrivning

En rapport facilitet, som gør det muligt direkte fra enten en tabel eller en form at foretage en rapport-udskrivning af den post cursoren er placeret i (pågældende post), alle poster, særlig afmærkede poster eller udvalgte poster svarende til et filter i Access d.v.s. gennem en fore­spørgsel med opstilling af søgningskriterier herunder parameter-forespørgsel. Den udvalgte forespørgsel kan gemmes og hentes frem til senere brug, samt slettes efter behov. Benytter man i stedet Alle fra skærm/fil­ter/underdel udskrives de poster som bliver vist på skærmen f.eks. fra et filter der enten er angivet i Access (i formskærmbilledet) eller via Multi-feltsøgningen (i tabel- og form­skærm­billede) i Access Utilities. Endvidere kan man få netop de poster, som er vist i en underdel/underform i et multi-formskærm­billede.

     I værktøjslinien er der en knap til at afmærke den post, cursoren står i, eller der kan trykkes [F12] i enten tabel- eller formskærmbilledet. Afmærkningen af poster tager højde for, at tabel-len kan blive benyttet af andre brugere i et net­værk, som også afmærker poster.

     Fra en ny [ Udskriv ]-knap i Deres værktøjslinie eller ved at trykke [Ctrl][F8] når De har åb­net for en tabel eller en formular, gives en rapportoversigt, som er dannet på basis af en række specifikationer, De har angivet en gang for alle. I oversigten vælges forskellige facili­teter i for­bindelse med udskrivningen samt hvilken rapport der ønskes udskrevet ud af de rap­porter, som De har knyttet til tabellen og/eller formen.

     Der fås følgende ekstra faciliteter i forbindelse med rapport-udskrivningen:

· Kommentar i rapporten, som direkte kan angives i oversigten, og kan gemmes.

· Sorteringsorden, som kan ændres til gældende behov uanset sorteringen i rap­porten. Der kan sorteres op til ti felter med stigende/faldende angivet for hvert felt.

· Udskrivning af label giver mulighed for at angive, hvor på labelarket første label skal udskri­ves, samt om der skal foretages kopiering af en label.

 

Eksempelvis fra en kunde tabel eller form:

 

 

Tabelopslag

Fra et fomskærmbillede kan der med cursoren i et såkaldt fremmednøglefelt/barn-felt klikkes på en ny knap i Deres værktøjslinie [ Tabelopslag ] eller trykkes [Shift][F8], så der hoppes over i moder-tabellen, hvor alle dens poster vises a la tabel­­skærm­bil­le­det. Her kan der søges (også multi-feltsøgning) efter en post, og fællesfelt-værdien fra posten kan blive ført tilbage til barn-feltet, så De slipper for at skrive værdien via et klik på en [ Overfør ] knap i en ny værktøjskas­se.

     Tabelopslag kan også ske fra en kombinationsboks som enten viser primærnøglen fra mo­der-tabellen (oftest første felt) eller viser et andet felt end nøglen. F.eks. Postnummer (barn-felt) i KUNDE-tabellen (barn-tabel), hvori man skriver et post­nummer, som ikke findes i POSTNRBY-tabellen (moder-tabel), vil tabelopslaget spørge, om det nye postnummer automatisk skal indsættes i POSTNRBY-tabellen, og svares der Ja hertil, skal De selv indtaste By-navnet. Nemmere kan det således ikke blive, når man ønsker at få indsat en eller flere po­ster i moder-tabellen, når man står i barn-tabellen via et formskærmbilllede og øn­sker at be­nytte en værdi, som ikke på forhånd er defineret i moder-tabellen.

     Tabelopslaget kan også blot benyttes til at stå med en værdi i barn-feltet som findes i mo­der-tabellen, og hvor man hurtigt ønsker at få vist indholdet i de andre felter til den tilhørende post i moder-tabellen, d.v.s. hurtig hop fra barn-tabel til moder-tabel.

     Det eneste der kræves af tabelopslaget er, at De har defineret relationer mellem tabellerne i Deres Access database.

 

Multi-feltsøgning

Feltsøgningsfunktionen i Access tillader kun søgning på et felt, hvilket betyder, at man ikke kan finde en post hurtig, hvis tabellens primærnøgle består af flere fel­ter. Endvidere er navne ofte opdelt i fornavn og efternavn, hvilket kræver søgning på to felter. Derfor giver Access Utilities mulighed for at søge på op til fem felter i tabelskærmbilledet, formular plus såvel i hoved- som underformular i en multi-form. Fra en ny [ Søg ]-knap i Deres værktøjslinie eller ved at trykke [F8] når De har åbnet for en tabel eller en formular, fås følgende dialogboks for eksempelvis en KUNDE-tabel med visning af nogle af de mange forskellige søgningsmuligheder, som Ac­cess Utilities tilbyder bl.a. Og/Eller kriterie, f.eks. EDB eller VVS branchen i 2860 postnumme­ret.

 

 

Hvis De under Relationer i Access har defineret relationer mellem databasens ta­bel­ler, giver multi-feltsøgningsdialogboksen helt automatisk en kombiboks til op­slag af søgningskri­terie i moder-tabellen f.eks. som i Branche-feltet.

     Når der findes flere poster som opfylder søgningskriteriet, kan man bladre mellem posterne med klik på [ Næste post ] og [ Forrige post ] knapperne, eller man kan vælge at benytte fil­ter-funktionen, så man kun får vist de fremsøgte poster.

     Man kan når som helst forlade dialogboksen ved at klikke [ Tilbage ]. Det er f.eks. praktisk, når man skal se eller rette i posten. Herefter kan man nemt vende tilbage til dialogboksen, ved klik på [ Søg ] eller trykke [F8] og fortsætte bladnin­gen til næste post m.v., idet søgningskriterne er bibeholdt.

     Ønsker man at gemme placeringen af multi-feltsøgningsdia­logboksen på skærmen, så den bliver placeret samme sted på skærmen, næste gang man øn­sker en multi-feltsøgning, sættes et kryds i Gem placer inden der lukkes.

 

Kalender

Kalenderen fås overalt i Access ved at trykke [Shift][F12], og den viser månedsvis datoerne og markerer helligdage med rød. Der bladres mellem måneder og år, og ved et klik på en dato bliver den overført til det felt, man kaldte kalenderen fra i et angivet datoformat. Desuden kan man få udregnet antal dage, uger, måneder og år mellem to datoer, eller angive en Fra-dato og et antal dage, og få udregnet Til-datoen med eller uden helligdag eller lør- og helligdage. Access Utilities inde­holder alle helligdage fra 1900 til 2100, men der kan nemt an­gives andre helligdage f.eks. 5. juni eller feriedage fra arbejdet m.v.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Overførsel fra Access til Word 6.0 Dansk

Via en engangsspecifikation dannes en overførselsskabelon for hvilke felter der skal overføres fra en tabel eller en gemt forespørgsel (der evt. fletter tabeller sammen for at medtage felter fra flere tabeller) i en angivet database til et hvilket som helst Word dokument, og hvad der skal ske efter feltdata-overførslen i Word f.eks. mellemrum eller linieskift inden næste feltdata i do­kumentet. Eksempelvis for en overførsel af en kundeadresse:

 

 

Herefter kan man når som helst i Word trykke [Ctrl][Alt][A], som giver en dialog­boks a la multi-feltsøgningen, hvor overførselsskabelonen vælges og der angives søg­nings­­kri­terie på op til fem felter med Og-kriterie. Herefter overføres den fundne posts felter i det format, som er defineret en gang for alle som vist foroven, og skrivningen kan herefter hurtig fortsætte i Word.   

     Med denne form for overførsel af data fra Access til Word undgår De at opstille en brevflet­ning i Word, for blot at få overført en enkel posts data til dokumentet. Hvis der skal overføres flere posters data, skal De opstille en normal brevfletning i Word, og benytte Word's funktioner hertil.

 

Access Utilities

I Windows får De følgende nye gruppe, hvorfra De starter Access, når De skal ar­bejde med Deres databaser, og Access Utilities når De skal angive rapport-, Word- og helligdage speci­fikationer for alle Deres Access databaser: